Procedura skutecznego niszczenia dokumentacji poufnej wymaga przestrzegania ustalonych norm prawnych obowiązujących w całej Unii Europejskiej. Treści tych norm regulują wszystkie elementy procesu utylizacji dokumentacji poufnej znajdującej się w przedsiębiorstwie, bez względu na profil prowadzonej przez nie działalności. Z artykułu można dowiedzieć się, w jaki sposób utylizować dokumenty poufne, aby mieć gwarancję pełnego bezpieczeństwa zawartych na nich danych.
Jak powinno odbywać się niszczenie dokumentacji poufnej?
Wieloletnie składowanie dokumentacji poufnej w przedsiębiorstwie jest niepotrzebnym działaniem, które przyczynia się do możliwości wykradnięcia danych lub dostania się dokumentacji w niepowołane ręce. Z uwagi na powyższe coraz więcej firm działających w Polsce decyduje się na skuteczne niszczenie dokumentacji poufnej z zastosowaniem obowiązujących norm prawnych. Do tej kategorii z pewnością zalicza się norma ISO/IEC 21964. W treści tego przepisu znajdują się wytyczne, jak bezpiecznie niszczyć dokumentację poufną należącą do danego przedsiębiorstwa. Wskazana norma to przepis międzynarodowy regulujący kwestie związane z utylizacją dokumentacji. Powstała ona jako bezpośrednie nawiązanie do zapisów niemieckiej normy DIN 66399, regulującej zasady niszczenia dokumentów na podstawie przepisów o ochronie danych osobowych.
Zgodnie z postanowieniami normy /IEC 21964 informacja, która zawiera dane poufne, jest bezsprzecznie związana z jej nośnikiem, do którego zalicza się dysk, pendrive bądź kartka itp. Oznacza to, że występują określone normy niszczenia dokumentacji poufnej wraz z nośnikiem, przy uwzględnieniu zarówno rodzaju informacji, jak i typu nośnika, na którym zapisano dane.
Zasady utylizacji dokumentacji poufnej
Według zasad utylizacji dokumentacji poufnej obowiązujących w myśl normy /IEC 21964 niszczenie wskazanej dokumentacji dotyczy zarówno podmiotów, jak i osób przetwarzających dane, w tym informacje osobowe, na użytek własny oraz na zlecenie innych podmiotów. Powyższa norma wprowadza ścisłą kategoryzację wszelkiego typu danych, dzieląc je na klasy bezpieczeństwa i wskazując, z jaką dokładnością powinny być poddawane procesowi utylizacji. Według wymienionych zasad utylizacja dokumentacji poufnej wymaga skorzystania z usług specjalistycznych firm, oferujących odbiór nośników danych i dokumentacji poufnej przeznaczonych do zniszczenia. Działanie to odbywa się przy zachowaniu wszelkich zasad bezpieczeństwa oraz przestrzeganiu procedur związanych z zabezpieczeniem dokumentacji poufnej przeznaczonej do utylizacji. Profesjonalne niszczenie dokumentów, realizowane przez wyspecjalizowane firmy, pozwala na zutylizowanie nośników danych zawierających informacje poufne w taki sposób, aby nie dostały się one w ręce osób niepowołanych bądź cyberprzestępców.
Profesjonalne niszczenie dokumentacji poufnej wykonywane przez firmy
Należy pamiętać, że zasady niszczenia materiałów poufnych regulują trzy obowiązujące w Polsce akty i dokumenty prawne, do których zalicza się norma DIN 66399, ustawa o ochronie danych osobowych, a także ustawa o ochronie informacji niejawnych. Przedsiębiorstwa, które dysponują materiałami poufnymi, mają obowiązek korzystać z usług firm oferujących profesjonalne niszczenie dokumentacji poufnej w taki sposób, aby uniemożliwić odzyskanie zapisanych na nich danych. W myśl wskazanych przepisów przekonanie, że niszczenie dokumentów papierowych za pomocą każdej niszczarki czy automatyczne lub ręczne usuwanie danych z nośników elektromagnetycznych może uniemożliwić odzyskanie dokumentacji poufnej zapisanej na pendrivie, płycie CD bądź kartce, jest błędne. Jedyną i najskuteczniejszą metodą utylizacji dokumentów poufnych jest ich całkowite zniszczenie. Odbywa się to w wyspecjalizowanych punktach należących do firm świadczących profesjonalne usługi utylizacji materiałów poufnych, przy zachowaniu licznych przepisów bezpieczeństwa ochrony danych. Przekazanie dokumentacji poufnej do utylizacji profesjonalnym firmom daje gwarancję tego, że materiały zostaną należycie zabezpieczone i przygotowane do całkowitego, nieodwracalnego zniszczenia.
Pozbywanie się dokumentacji poufnej polega na jej całkowitym zniszczeniu w taki sposób, aby uniemożliwić odzyskanie informacji zawartych na nośnikach danych w postaci kartki lub nośników elektromagnetycznych. Należy pamiętać, że korzystanie z prostych typów niszczarek bądź ręczne usuwanie danych np. z dysku twardego nie wystarczy do przeprowadzenia procesu utylizacji. Tego typu działania warto powierzyć wyspecjalizowanym firmom.
źródło: niszczeniedokumentow.eu
