Prowadzisz własny biznes, a zalegająca dokumentacja spędza Ci sen z powiek? Wiesz, że dokumenty należy niszczyć zgodnie z prawem, a nie wyrzucać do kosza na śmieci, ale nie wiesz, jak powinno to wyglądać w praktyce? Nie wiesz, jak zabrać się za prawidłowe niszczenie? Nic nie szkodzi! W tym poradniku wyjaśnimy Ci wszystkie kluczowe zagadnienia dotyczące sposobów niszczenia, kwestii prawnych i terminów przechowywania dokumentów.
Niszcz zgodnie z prawem i obowiązującymi normami
Polskie prawo jednoznacznie nie określa, w jaki sposób, czy też jaką metodą powinny być niszczone dokumenty oraz inne nośniki danych, na których są zapisane. Główna zasada sprowadza się do tego, że dokumentacja powinna być niszczona w taki sposób, aby jej ponowne odczytanie nie było możliwe. Brzmi dość enigmatycznie, prawda? W rzeczy samej dokładnie tak jest. Jako że prawo nie precyzuje niektórych kwestii, z pomocą przychodzą nam inne regulacje, stanowiące podstawę do prawidłowej utylizacji dokumentów. W Polsce przyjmuje się zagraniczną normę DIN 66399, która pozwala jedynie na mechaniczne metody niszczenia dokumentów papierowych i nośników informacji. Co więcej, norma ta dokładnie definiuje stopnie tajności i bezpieczeństwa poszczególnych rodzajów dokumentów, a to w praktyce oznacza, że określa nawet wielkość ścinka lub elementu powstałego w procesie niszczenia. Każdy rodzaj nośnika ma przypisane odpowiednie stopnie zniszczenia w zależności od skategoryzowanego poziomu tajności dokumentu.
Terminy niszczenia dokumentacji
Prędzej czy później karencja poszczególnych dokumentów kończy się. Długości przechowywania poszczególnych dokumentów zależą od ich rodzajów i tego, czego dotyczą. Ze względu na rodzaj dokumentację możemy podzielić na finansową, kadrowo-płacową i medyczną. Długości przechowywania dokumentów firmowych regulują ustawy prawa polskiego, a w przypadku dokumentacji zawierającej dane osobowe – przepisy RODO. Po upływie terminu przechowywania dokumentacji z danymi osobowymi, akta powinny zostać niezwłocznie zniszczone. Co definiuje potrzebę zniszczenia dokumentów w takim przypadku? Powodów może być kilka. Do najczęstszych należeć będą: utrata przydatności danych; upływ okresu ich przechowywania; osiągniecie, bądź zmiana celów przetwarzania; żądanie do bycia zapomnianym przez osoby, których dokumentacja dotyczy.
Prawidłowa utylizacja dokumentów
Wiemy już, że metoda mechaniczna jest jedynym w pełni legalnym sposobem na niszczenie dokumentacji. Zatem aby niszczyć dokumenty zgodnie z normą DIN 66399, potrzebujemy odpowiedniej niszczarki biurowej, spełniającej wymagania tej normy albo możemy posiłkować się specjalistą z branży mobilnego niszczenia dokumentacji. Obie drogi są jak najbardziej poprawne, jednakże każda z nich prowadzi do osiągnięcia celu w nieco inny sposób.
Sprzęt do samodzielnego niszczenia dokumentów
Niszczarki biurowe mają swoje wady i zalety. Niewątpliwym plusem niszczarek jest to, że znajdują się w siedzibie naszej firmy i dokumentację możemy zniszczyć, kiedy tylko zachodzi taka potrzeba. Musimy pamiętać, aby posiadany sprzęt spełniał wymogi normy DIN 66399, inaczej niszczenie nie będzie w pełni bezpieczne dla bezpieczeństwa naszych informacji! Największym minusem niszczarek biurowych jest fakt, że aby zniszczyć dokumenty, musimy na to poświęcić pewną ilość czasu, proporcjonalną do liczby dokumentów przeznaczonych do zniszczenia. Należy również pamiętać, że nawet najlepsza niszczarki na rynku nie zniszczą choćby elektronicznych nośników danych.
Niszczenie przy pomocy firmy zewnętrznej
W tym przypadku wystarczy, że wybierzesz odpowiednią firmę, a ona zrobi resztę za Ciebie. Odbierze i zniszczy dokumenty, bez względu na nośnik danych, w dogodnym dla Ciebie terminie. Całość odbywa się szybko i sprawnie, a finalnie otrzymujesz certyfikat zniszczenia. Większość firm posiada szeroką gamę usług niszczenia dokumentacji, często dostosowaną do Twoich potrzeb i wymagań. Dzięki firmom zewnętrznym możesz zniszczyć dużą ilość dokumentów w bardzo krótkim czasie lub wykupić usługę cyklicznego niszczenia albo bezpiecznych szafek na dokumenty, które sprawdzą się średnich i większych biurach. Najważniejsze, że całość odbywa się zgodnie z prawem i zachowaniem należytych norm bezpieczeństwa. Wybór należy do Ciebie!
Źródło: Essi – niszczenie dokumentów
